El importador GestLínea

Detalle de la utilidad de cada columna del archivo Excel de Importación

GRUPO 1: Desde CLIENTE hasta SUBLOCALIZACIÓN/ES

Estas columnas nos permiten ir describiendo la estructura de la instalación

• CLIENTE
  • Es el nombre con el que nos referiremos al cliente, luego podremos definir también una “razón social” más formal, así que aquí lo habitual es usar el nombre comercial con el que nos referimos habitualmente a él).
  • Normalmente en cada Excel habrá datos de un solo cliente, así que el valor debería ser igual en todas las filas.
• EMPLAZAMIENTO
  • Es el nombre de la fábrica o instalación.
  • Normalmente se suele hacer una Excel por fábrica/instalación, así que este valor también suele ser igual en todas las filas de la Excel
• LOCALIZACIÓN
  • Es cada “zona” de la fábrica/instalación.
  • Si la instalación es pequeña, puede haber sólo una (pero AL MENOS tiene que haber una, aunque la llamemos “Zona Única” o “Elementos de Seguridad”)
• SUBLOCALIZACION
  • Número de columnas variable (podemos desde quitar la que hay hasta insertar varias más a continuación si las necesitamos). Todas llamadas SUBLOCALIZACION (sin acento)
  • El número de columnas dependerá de la máxima profundidad que tenga el árbol jerárquico descriptivo del emplazamiento. La Excel que adjuntamos como ejemplo a este documento respondería a esta distribución:

GRUPO 2: DESDE FAMILIA ELEMENTOS HASTA OBSERVACIONES INTERNAS

Estas columnas definen a cada elemento de seguridad del sistema

• FAMILIA DE ELEMENTOS
  • Es un dato OBLIGATORIO en cada elemento
  • Posibles valores serían por ejemplo Anclajes / Líneas de Vida / Escaleras / EPIS / …
  • Se adjunta la lista “estándar” que se instala con GestLínea por si es de ayuda, pero cada empresa puede utilizar la que prefiera personalizando la distribución y nombres de familias y tipos de elementos. Cada nombre de familia que haya en la Excel se incorporará a GestLínea al ejecutar el importador.
  • Es Importante escribirlos siempre IGUAL, de lo contrario se duplicarán.
• TIPO ELEMENTO
  • Es un dato OBLIGATORIO en cada elemento
  • Posibles valores serían: Arnés anticaídas, línea de vida horizontal fija, mosquetón,…
  • Mismas consideraciones que en el caso anterior respecto a usar el estándar Gestlínea o no usarlo, y respecto a intentar escribirlos siempre igual para evitar que se dupliquen.
• MARCA
  • Es un dato OBLIGATORIO en cada elemento
  • Se refiere al fabricante. Posibles valores serían Elytra, Petzl, 3M, …
  • Se adjunta la lista de fabricantes que vendría con GestLínea, pero cada empresa puede utilizar la que prefiera. Los nombres de marcas / fabricantes utilizados en la Excel se crearán en el GestLínea de la empresa. Notar que existe un fabricante “Desconocido” porque a veces no lo sabemos pero el dato es obligatorio. Ese fabricante desconocido nos servirá para ese caso.
  • Importante escribirlos siempre IGUAL, de lo contrario se duplicarán.
• MODELO
  • Es un dato OPCIONAL en cada elemento.
  • Por ejemplo, línea de vida UNI-8 del fabricatne Petzl o Arnés DBI-Sala del fabricante 3M
  • Refleja el modelo concreto dentro de la gama de ese fabricante, si existe y lo conocemos.
  • No se entrega una lista predefinida, el modelo es opcional y en la aplicación habrá los que decida insertar cada cliente.

A continuación, y dentro del grupo de campos para definir a los elementos de seguridad, tenemos un grupo de cuatro campos (todos OPCIONALES) para uso específico únicamente en Líneas de vida y Anclajes, según proceda en cada caso. Notar que se trata de los campos que reflejaríamos en la placa/etiqueta del elemento de seguridad:

• Nº USUARIOS (Número de usuarios simultáneos que pueden hacer uso del sistema)
• USUARIOS/VANO (Número de usuarios simultáneos por vano de una línea de vida)
• ALT LIBRE MIN (m) (Altura libre mínima, en metros)
• MAX LONG AMARRE (m) (Máxima longitud admisible del elemento de amarre)

Continuando con los campos de este grupos:

• DESCRIPTORES ADICIONALES
  • Dato OPCIONAL
  • Campo donde recoger otra información del elemento que nos convenga almacenar y lo caracterice (por ejemplo, la longitud total de una línea de vida).

El siguiente grupo de campos de descripción de elementos de seguridad es un bloque de cuatro campos que permiten la identificación única del elemento:

• Nº SERIE
• Nº LOTE
• REF INTERNA
• TAG (CHIP ID)

Todos ellos son OPCIONALES en cada elemento, pero es OBLIGATORIO QUE HAYA AL MENOS UNO CUMPLIMENTADO. Normalmente será el número de serie pero se ofrecen cuatro para cubrir otros escenarios posibles, por ejemplo:

• Que no exista número de serie sino sólo número de lote
• Que no existiendo número de serie sino sólo de lote, el fabricante nos requiera asignar un identificador o referencia interna (en este caso rellenaremos número de lote y referencia interna)
• Que el elemento tenga un chip insertado y queramos almacenar el Identificador único incorporado a ese chip (rellenaremos el campo Tag / Chip Id)

Y por último, dos campos más descriptivos del elemento:

• DESCRIPCIÓN:
  • Dato OPCIONAL
  • Nos permite recoger un texto de descripción del elemento en aquellos casos en que por cualquier causa fuera necesario (campo de uso poco frecuente)
• OBSERVACIONES INTERNAS:
  • Dato OPCIONAL
  • Nos permite recoger un texto de descripción del elemento que no será visible para el cliente en su versión de la aplicación, en aquellos casos en que por cualquier causa sea necesario (campo poco frecuente)

Notar que ni la descripción ni las observaciones internas se refieren a datos del estado actual de uso del elemento, ya que eso vendría reflejado en su última revisión. Se refieren a características intrínsecas del mismo que queramos recoger. A modo de ejemplo de cada uno:

• Como Descripción, nos puede interesar describir a qué línea de vida nos referimos si estamos en una zona en que hay varias (p.ej. “La línea al final de la cubierta en el plano inclinado al oeste”)
• Como observaciones internas, nos puede interesar recoger información útil que no sea de interés directo para el cliente final (p.ej. “Elemento instalado años antes de hacernos cargo de la instalación. Proponerle cambiarlo cuando sea posible”)

GRUPO 3: DESDE ESTADO HASTA VALIDEZ REVISION

Ya tenemos descrita la instalación y las características de todos y cada uno de sus elementos. Nos falta únicamente describir el estado de uso de los elementos: cuáles se pueden usar y cuáles no, cuándo se revisaron, hasta cuándo es válida esa revisión… este grupo de campos responde a esa finalidad.

• ESTADO
  • Dato OBLIGATORIO
  • Cuidado, no se refiere a si es un elemento apto para su uso o no lo es (ese dato viene más adelante) sino al hecho de que sea un elemento en ACTIVO en la instalación, o un elemento DESCATALOGADO (que se retiró pero todavía tenemos sus datos históricos almacenados).
  • Admite por tanto esos dos posibles estados:

1. El valor cero será para elementos descatalogados (ya no están en la instalación). No es un estado habitual para la primera importación de datos pero puede ser necesario para exportaciones futuras, de ahí que exista.
2. El valor uno será para elementos activos (en principio todos los que demos de alta en las primeras importaciones tendrán valor 1 en esa columna)

• FECHA FAB/INS
  • Dato OPCIONAL
  • Refleja la fecha de fabricación o bien de instalación del elemento de seguridad
• FECHA FIN VIDA UTIL:
  • Dato OPCIONAL ya que el sistema no sabe si estamos dando de alta un elemento metálico, textil, mixto o de qué tipo, y no todos tienen un final de vida útil definido.
  • Especialmente importante en elementos textiles con una vida útil preestablecida. Este dato será el que utilice la aplicación para alertar de la proximidad de finales de vida

A partir de aquí, vienen los campos que nos describen si un elemento está utilizable o no lo está, y por qué. Para ello podemos utilizar:

• O bien las columnas de ESTADO USO y VALIDO HASTA
• O bien las columnas de FECHA REVISION / OPERARIO / RESULTADO / MODIFICADORES RESULTADO / COMENTARIOS REVISION

Usaremos solo las columnas ESTADO USO y VÁLIDO HASTA cuando no vayamos a volcar al sistema datos de ninguna revisión anterior concreta, y simplemente queramos alimentar el sistema con la información mínima imprescindible de si está apto para su uso o no lo está, y hasta cuándo.

• ESTADO USO
  • OBLIGATORIO, si no vamos a rellenar las columnas de última revisión.
  • Posibles valores:
    • 1 para elementos APTOS para su uso
    • 0 para elementos PENDIENTES DE SER REVISADOS POR PRIMERA VEZ
    • -1 para elementos NO APTOS para su uso.

• VALIDO HASTA
  • OBLIGATORIO en elementos APTOS para su uso (en no aptos o no revisados, no procede)
  • Indica la fecha hasta la cual es válida la afirmación de Aptitud de uso.

Usaremos en cambio las columnas FECHA REVISION / OPERARIO / RESULTADO / MODIFICADORES RESULTADO / COMENTARIOS REVISION cuando queramos incluir directamente en GestLínea el resultado de la última revisión realizada. De estos datos se desprenderán también si es apto o no y hasta cuándo, pero tendremos también otra información que de en el caso más simple no tenemos

• FECHA REVISION
  • Dato OBLIGATORIO
  • Indica la fecha de la última revisión
• OPERARIO
  • Dato OBLIGATORIO
  • Es la persona que realizó esa revisión. La persona insertada se creará como personal interno de tipo operario en la aplicación, por lo que si ya existe, es necesario escribirlo exactamente igual para evitar que se duplique.
• RESULTADO
  • Dato OBLIGATORIO
  • Recoge el resultado esencial de la revisión, que podrá tener tres únicos valores:
    • 1 para elementos APTOS para su uso
    • 0 para elementos PENDIENTES DE SER REVISADOS POR PRIMERA VEZ
    • -1 para elementos NO APTOS para su uso.
  • MODIFICADORES RESULTADO
    • Dato OPCIONAL, la empresa puede elegir trabajar sólo con la columna de resultado, y en ese caso dejar vacía esta columna.
    • Recoge matices al resultado:
      1. Entre los elementos que son APTOS, nos permite hacer ciertas salvedades que nos pueden ayudar a llevar el control futuro de esos elementos. Por ejemplo:
         • Con deficiencias leves
         • Fin de vida útil próximo
      2. Entre los elementos que no son APTOS, nos permite clarificar mejor el estado final del elemento tras la inspección. Por ejemplo:
         • Se retira para destrucción
         • Se anula o señaliza
         • Se retira para reparación
         • Elemento no encontrado (y por tanto no se pudo revisar y ha de considerarse no apto para su uso)

Estos valores NO SON UNA LISTA UNIVERSAL, solo una propuesta. Cada empresa puede elegir en la implantación inicial cuales quiere utilizar (o si quiere utilizar estos modificadores o no usarlos en absoluto).

• COMENTARIOS REVISIÓN
  • Dato OPCIONAL
  • Nos permite introducir comentarios adicionales sobre el resultado de la revisión (normalmente se usa cuando el resultado es NO APTO, pero podemos usar el campo también en aquellos cuya revisión fue favorable).

• VALIDEZ REVISIÓN
  • Aunque establecer el periodo de validez es imprescindible, rellenar este dato es OPCIONAL
  • La razón es que el plazo de validez desde la revisión suele ser FIJO. Por ello, si van a ser siempre por ejemplo 12 meses, no hace falta rellenar el dato, porque parametrizaremos GestLínea para que tome siempre 12 meses respecto a la fecha de revisión.
  • Sólo si por cualquier razón va a haber plazos dispares, será necesario alimentar este valor en todos los casos