Interfaz del repositorio
El repositorio documental se estructura en tres columnas:
- A la izquierda disponemos de un árbol de carpetas totalmente editable mediante su botonera superior, que nos permite administrar la estructura de almacenamiento
- En el centro, nos muestra la lista de archivos contenidos en la carpeta del repositorio que tengamos seleccionada en ese momento, y podremos también ordenar los archivos y añadir nuevos o eliminar existentes
- A la derecha, nos ofrece la información completa de la carpeta o archivo que tengamos seleccionado, y la posibilidad de modificarlo.
Utilización de los archivos del repositorio. Permisos
Los archivos del repositorio documental realmente no se «distribuyen» desde ahí. En el repositorio sólo se almacenan y se gestionan.
Para distribuirlos, habrá que acudir a los entornos específicos de interacción con los diferentes interlocutores que podemos tener. Por ejemplo:
- Para poner un documento del repositorio a disposición de un cliente, accederé a la ficha de documentación de ese cliente y desde ahí localizaré y anexaré el documento del repositorio
- Para añadir un documento del repositorio a un informe de revisiones, en la ficha del informe tendré una opción para anexar documentación, que podré coger del repositorio.
- Para anexar un documento del repositorio a un email a enviar desde GestLínea, será en el momento de componer el email cuando podré escoger archivos del repositorio.
- Etc.
PERMISOS DE ARCHIVOS DEL REPOSITORIO
Los archivos del repositorio tienen en principio limitados sus permisos únicamente para los usuarios administradores. Estos permisos cambian cuando invoco estos archivos desde diferentes puntos de la aplicación:
- En el momento en que anexo un archivo del repositorio a la ficha de un cliente, se me preguntará qué permisos deseo dar sobre este archivo para todos los usuarios que tienen acceso a esa ficha de documentación (usuarios internos de tipo operario, usuarios colaboradores y usuarios invitados del cliente)
- En el momento en que anexo un archivo a un informe de revisiones, el documento será visible para cualquier persona que pueda tener acceso a ese informe.